Система управления задачами "Задачи 2.0" в составе 1С-Битрикс корпоративный портал

Задачи в новой версии продукта подверглись самым кардинальным изменениям. И можно говорить о настоящем перевороте в Задачах, если сравнивать их с теми, что были в предыдущей версии. Теперь это Задачи 2.0 - система управления задачами и проектами с отчетами по эффективности работы каждого сотрудника, каждого отдела и всей организации.

Зачастую компании испытывают сложность в том, чтобы замотивировать сотрудника работать с задачами на портале и полноценно использовать этот инструмент. «Задачи 2.0» активно задействуют самоорганизацию: сотрудник может самостоятельно ставить себе задачи и принимать их от руководителя.

Задачи группы

Во-первых, задачи представлены красиво и удобно - в легком и современном дизайне. А во-вторых, это мощный и «навороченный» функционал, который скрыт за внешне легким интерфейсом. У новых задач очень много особенностей. Мы перечислим некоторые из них, на наш взгляд, самые важные.

Вложенные задачи

Копирование задачи нескольким ответственным

Копирование задачи. Скопируйте поставленную задачу сразу нескольким ответственным, и не придется создавать ее заново много раз. Например, нужен вам однотипный отчет от 25-ти заместителей, - сразу всем вы и ставьте задачу. При этом в каждую из копий задач можно вносить изменения, так что каждому заму в задачу вы добавите что-то отдельно. Если это, конечно, понадобится.

Периодическая задача

Периодические задачи. Теперь не нужно создавать одну и ту же задачу, допустим, по первым числам каждого месяца, каждый 3-й день рабочей недели или каждую 2 неделю по средам с 12:00 до 17:30. Просто делаете в этой задаче активным блок «Повторять задачу каждый:» - и она автоматически возобновляется в указанное время.

Задача нескольким исполнителям

Задачи нескольким исполнителям с одним ответственным. В этом типе задач остается неизменной концепция, что за исполнение конкретной задачи должен отвечать один человек. Но вот отдельные ее части - подготовить, скажем, материалы, подгрузить файлы, добавить свои комментарии - могут другие участники. Соисполнители - так они называются в задачах и добавляются точно так же, как и ответственные (выбором из структуры, поиском по сотрудникам или из списка последних добавленных).

Выбор аудиторов

Аудиторы задачи. В задачи добавляется новое понятие - аудиторы. Это те лица, которые имеют доступ к задаче, могут видеть ее ход выполнения и обсуждение, писать комментарии - в общем, каким-то образом отслеживать выполнение задачи и способствовать ее успешному завершению. К примеру, аудитор может расставить приоритеты подзадачам в каком-то сложном деле и распределить их по времени.

Учет прав структуры компании. Вводится учет субординации руководитель/подчиненный. Это заключается не только в том, что руководители видят задачи своих подчиненных, а в самой логике постановки задач. Теперь, если начальник ставит задачу в своем отделе, секторе и т.д., то исполнитель просто не сможет от нее отказаться - задача принимается автоматически. Если же задачи ставятся по горизонтали (сотрудникам других отделов, начальник начальнику и т.д.) или по вертикали, но вверх (задача руководителю или директору), то они, как и прежде, могут быть отклонены.

Теги, дедлайн и контроль

«Проконтролировать результат выполнения». Если стоит «галочка» в задаче, то она закрывается только после подтверждения Постановщиком. То есть исполнитель не может формально закрыть задачу, не выполнив ее, поскольку руководство будет в курсе и проверит результаты. Если задача ставится сотрудником себе самому, то, понятно, что ставить эту «галочку» не нужно.

«Разрешить ответственному менять сроки». Если срок «жесткий» по задаче, то эта «галка», вернее, ее отсутствие, позволяет устанавливать «дедлайн». При наличии этой пометки, исполнитель может сдвигать сроки, как ему будет нужно. Этот признак полезно ставить задачам из серии «на потом», отложенных в «долгий ящик» и т.п.

Теги. При добавлении задачи можно выбрать теги (аналог прежним папкам в задачах). При установленных тегах «узконаправленные» задачи разложатся по «полочкам», не будут засорять общий список задач, и впоследствии будут легко находиться с помощью фильтра по тегам.

Голосование за качество выполнения задачи. Постановщик после завершения задачи может оценить качество выполнения задачи - хорошо она выполнена или нет. И по оценкам в задачах сотрудника можно судить о том, как он относится к работе.

Постановщик. Не секрет, что руководство чаще всего «раздает» задачи в устном виде. И теперь любой сотрудник - ответственный может просто записать подобную задачу и поставить ее самому себе, но от имени другого лица - Постановщика. Выбрать Постановщика задачи можно только при создании новой задачи. После этого править задачу сможет только сам Постановщик.

Отчет по эффективности. Cтроится на «Задачах для отчета». Оценку выставляет ваш прямой либо вышестоящий руководитель. Отчет включает:

• нагрузку (новые задачи, в работе за выбранный период, выполненные за период)
• показатели (сколько просрочено из выполненных, % оцененных руководителем задач из выполненных)
• эффективность (% положительно оцененных руководителем задач из выполненных)

В отчете по эффективности руководитель видит данные по исполнительности сотрудников, отделов и по всей компании. Эффективность определятся по числу выполненных, просроченных задач, а также зависит от оценки задачи руководителем отдела. Каждый сотрудник может посмотреть свои данные по эффективности и сравнить с итоговыми результатами своего отдела.

Отчет по эффективности

Отчет представляет собой прозрачный для компании инструмент, позволяющий оценить эффективность работы компании на всех уровнях, поскольку формируется для каждого сотрудника, рабочей группы или подразделения. Руководитель, к примеру, может сформировать сводный, суммарный отчет и оценить насколько эффективно работает вся компания, какое-то подразделение в целом, какая-то группа, любой сотрудник в отдельном секторе или проекте. Критерии оценки могут быть разными для каждой компании и даже в разрезе ее подразделений - где-то важны сроки выполнения задач, где-то - их качество, а где-то - количество.

Анализ отчета поможет вам оценить «узкие» места в бизнес-процессах, например, определить где задачи выполняются с низким качеством и установить причины этого (провести тренинги в компании, замотивировать сотрудников). И, наоборот, раздать «медали» за хорошую работу - вознаграждения, премии, благодарности. Таким образом отчет позволяет не только контролировать исполнение и достижения организации, но и выявлять те стороны деятельности, которые нуждаются в развитии.

Отчет изменяется в реальном времени, в зависимости от хода выполнения задач. Так, каждый сотрудник на своей персональной странице сразу увидит, сколько всего на нем задач, сколько из них находится в работе, выполняется, принято или просрочено. И каждый сотрудник может сам оценить, насколько эффективно он справляется с работой. И, в зависимости от оценки, то ли просить руководство повысить по службе, то ли, наоборот, отправить на дополнительное обучение и тренинги. Главное то, что сотрудник видит свои показатели, стремится их повышать, понимает, как стать эффективней для компании.

Как и прежде, в задачах можно добавлять комментарии, экспортировать их в MS Excel и Outlook.

Как видите, в «1С-Битрикс: Корпоративный портал» 10.0 применяется либеральный стиль постановки задачи. В его основе – самоорганизация: каждый сотрудник может самостоятельно поставить себе задачу, указав руководителя в «аудиторах», видит свой показатель за отчетный период и стремится повышать эти показатели, быть эффективным, понимая, что нужно компании. Теперь, с новыми Задачами 2.0, вашей компании будет несложно замотивировать сотрудника работать с задачами на портале и полноценно использовать этот инструмент.